Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Auron (1904417-7) Keskuskatu 6E 00100 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Panu Kuusisto, Auron Oy

Rekisterin nimi

Auron henkilötietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on perustettu henkilön hoitosuhteen edellyttävien palveluiden tuottamiseen ja laskutukseen sekä tilastoinnin hoitamiseen.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää Auronin omissa rekistereissä mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

Auron saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Auronin asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Rekisterin tietosisältö

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Ammatti
  • Työnantaja
  • Ajanvarastiedot
  • Asiakkaan hoitoon hakeutumisen syyt
  • Terapeutin toteuttamat tutkimukset, diagnoosit, toteutettu hoito, jatkosuunnitelma
  • Asiakkaan antama harjoitepalaute ja terapeutille lähetetyt kysymykset

Auronilla on seuraavat järjestelmät, joissa asiakastietoa säilytetään ja jotka kaikki ovat GDPR-asetuksen mukaisia :

  • Acute,  potilastietojärjestelmä
  • Luotsi, hoidon vaikuttavuuden mittausjärjestelmä
  • iCoach, kotona tehtävien harjoitteiden hallintajärjestelmä
  • Mailchimp, sähköpostimarkkinoinnin järjestelmä
  • Googlen yritysratkaisut

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja kerääntyy myös terapeuttien suorittamien toimintojen mukaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jos rekisteröity tulee lääkärin lähetteellä, lähettäneelle lääkärille lähetetään palaute rekisteröidyn hoidosta. Palaute pitää sisällään:

  • Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus
  • Alkutilanne / tulosyy
  • Terapeutin toteuttamat tutkimukset
  • Diagnoosi
  • Fysioterapiasuunnitelma ja toteutus
  • Lopputilanne ja jatkosuunnitelma
  • Rekisteröidyn oman arvion omasta hyvinvoinnista ennen ja jälkeen palvelunTietoja voidaan luovuttaa Auronille rekisteröityneiden hoitolaitosten ja niiden terapeuttien välillä, mikäli hoitosuhde sitä edellyttää.
  • Tietojen luovutus perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja se kirjataan hänen henkilötietoihinsa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

a) Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään palveluntarjoajien tiloissa lukitussa huoneessa lukitussa arkistokaapissa.

b) Tietojärjestelmillä käsiteltävät tiedot

Tiedot on tallennettu palveluntarjoajan ylläpitämään tietokantaan. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä palomuurein ja muin teknisin toimenpitein. Auronin henkilökunnalla ei ole käyttäjäätunnuksia joilla tietoja voisi selata muualta kuin tietojärjestelmien kautta ja tietojen käyttö kirjataan käyttölogeihin. Jokaisesta lomakkeen avauksesta tallentuu tietokantaan merkintä siitä, kuka katsoi henkilön tietoja.

Salassapito

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja Auronilla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Tarkastus- ja poisto-oikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle. Auron toimittaa jäljennöksen tiedoista kuukauden kuluessa kirjattuna kirjeenä tai tiedot voi nähdä tietojärjestelmästä käynnin yhteydessä, kun henkilöllisyys on tarkistettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen poistamista rekisteristä, jos niitä on käsitelty lainvastaisesti tai niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista. Korjausvaatimuksen voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakkaan rekisteröityessä asiakkaaksi, hän voi antaa luvan markkinointiviestinnälle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä Auronia lähettämästä markkinointitietoa. Kieltäytymisen voi ilmoittaa samalla kun antaa henkilötietonsa tai jälkikäteen henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai ilmoittamalla kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle.